Likviditetsprognose for 13 uker: oppdag den trange uken tidlig

Oppdragene er bekreftet, medarbeiderne har nok å gjøre og fakturaene sendes ut. Likevel må lønn og en større leverandørregning betales før en viktig kunde sannsynligvis gjør opp. Summen for hele måneden kan skjule dette mellomrommet. Som eier trenger du å vite hvilken uke som blir trang, hvor stort gapet kan bli og hvem som kan gjøre noe med det.

Lag en arbeidsoversikt for de neste 13 ukene

En likviditetsprognose viser forventede innbetalinger og utbetalinger, ikke regnskapsmessig overskudd. Begynn med tretten ukekolonner i et regneark. Gi hver kolonne en startdato og en sluttdato. BDC beskriver denne rullerende perioden som et verktøy for å følge kortsiktig likviditet og anbefaler ukentlig oppdatering.

Gjør første versjon enkel nok til at en annen person kan oppdatere den. Før opp beløp, forventet dato, dokumentasjon og ansvarlig person for hver vesentlig betaling. Små, gjentakende poster kan samles hvis det ikke skjuler en viktig beslutning. Skriv usikre forutsetninger ved tallene, slik at forklaringen ikke bare finnes i hodet til eieren.

Start med penger som faktisk er tilgjengelige

Bruk en saldo som er kontrollert mot banken på en bestemt dato. Vis midler med begrenset bruksadgang separat. En ubrukt kredittramme er ikke penger som allerede er kommet inn; før et planlagt trekk som en egen finansieringsforutsetning. Overføringer mellom egne kontoer som inngår i oversikten, skal ikke bli nye innbetalinger til virksomheten.

For hver uke beregner du startsaldo pluss innbetalinger minus utbetalinger. Sluttsaldoen blir startsaldo i neste uke. Den samme beregningslogikken forklares av business.gov.au. Bruk hele beløpet som faktisk skal gå gjennom kontoene. Avklar skatte- og avgiftsbeløp og betalingsdatoer med regnskapsføreren, og pass på at samme betaling ikke tas med to ganger.

Gi innbetalingsdatoene et realistisk grunnlag

Skill mellom sendte, ubetalte fakturaer, ordre som ennå ikke er fakturert, og mulige nye salg. For en stor innbetaling noterer du hva som må skje først: levering, kundens godkjenning, fakturakontroll eller en avtalt betalingskjøring. Forfallsdatoen er nyttig informasjon, men beviser ikke at pengene kommer akkurat den dagen.

La den som har kundekontakten, kontrollere de viktigste datoene. Ikke behandle alle åpne tilbud som sikre innbetalinger i grunnprognosen. Ta med lønn, leverandører, husleie, lånebetalinger og uregelmessige forpliktelser som årsabonnementer. Vis et valgfritt utstyrskjøp separat, slik at eieren kan se hva en eventuell utsettelse betyr for saldoen.

Test én forsinket kundeinnbetaling

En illustrerende uke starter med 80 000 NOK. Forventede innbetalinger er 120 000 NOK og utbetalinger 150 000 NOK. Sluttsaldoen blir 50 000 NOK: 80 000 + 120 000 − 150 000. Beløpene er valgte planleggingsforutsetninger, ikke et kunderesultat eller en omregning fra en annen valuta.

Flytt nå en kundeinnbetaling på 40 000 NOK til neste uke. Denne ukens innbetalinger faller til 80 000 NOK og sluttsaldoen til 10 000 NOK. Legg de 40 000 NOK inn i den senere uken. En forsinkelse flytter penger i tid; et endelig tap reduserer totalen. Behold både opprinnelig og endret prognose, slik at forskjellen kan forklares.

Anta at ledelsen har valgt en minimumsbuffer på 30 000 NOK i dette eksemplet. Scenarioet med forsinkelse ligger 20 000 NOK under grensen, selv om kontoen fortsatt er positiv. Bufferen er en illustrerende intern grense, ikke en generell anbefaling. Fastsett egen grense ut fra betalinger som er vanskelige å flytte, og usikkerheten i innbetalingene.

Gjør laveste saldo til en konkret oppgave

Finn den laveste forventede sluttsaldoen og datoen den gjelder. Se deretter på rekkefølgen i den aktuelle uken. En utbetaling på mandag og en innbetaling på fredag kan fortsatt gi et midlertidig gap, selv om fredagssaldoen er positiv. Når likviditeten er stram, bør denne delen vises dag for dag.

Hvert tiltak trenger en ansvarlig person og en frist. Avklar en omstridt faktura, ferdigstill dokumentasjonen kunden trenger, avtal betalingsendringer med motparten eller vurder et valgfritt kjøp på nytt. Ikke pynt på prognosen ved å skyve avtalte betalinger bakover uten avklaring. Hvis finansiering trengs, skill mellom en bekreftet finansieringskilde og en samtale som nettopp har startet.

Bruk en kort ukentlig gjennomgang

• Avstem den avsluttede uken mot faktiske bankbevegelser og forklar vesentlige avvik.
• Skill datoendringer fra beløpsendringer, og gi forsinkede innbetalinger begrunnede nye datoer.
• Oppdater de resterende ukene og legg til en ny trettende uke.
• Kontroller laveste saldo både i grunnprognosen og i scenarioet med forsinket betaling.
• Avtal neste tiltak, hvem som eier oppgaven, og når resultatet skal følges opp.

Begynn i dag med de største forventede innbetalingene og de uunngåelige utbetalingene. En nyttig prognose skal føre til en beslutning, ikke bare et fargerikt regneark. Vil du gjøre oversikten til en fast ledelsesrutine, kan du ta med prognosen og de tre største usikkerhetene til en samtale med BT Management. Samtaler og arbeidsmøter gjennomføres på engelsk.