Likviditetsprognos för 13 veckor: se den ansträngda veckan i tid

Orderna är bekräftade, medarbetarna har fullt upp och faktureringen rullar på. Ändå ska löner och en större leverantörsfaktura betalas innan en viktig kund sannolikt gör sin inbetalning. Månadens totalsumma kan dölja glappet. Som ägare behöver du veta vilken vecka som blir ansträngd, hur stort gapet kan bli och vem som kan agera i tid.

Skapa en arbetsöversikt för de kommande 13 veckorna

En likviditetsprognos visar förväntade inbetalningar och utbetalningar, inte bokföringsmässig vinst. Börja med tretton veckokolumner i ett kalkylblad. Ange start- och slutdatum för varje kolumn. BDC beskriver denna rullande period som ett verktyg för att följa kortsiktig likviditet och rekommenderar att den uppdateras varje vecka.

Gör den första versionen så enkel att även någon annan kan uppdatera den. Ange belopp, förväntat datum, underlag och ansvarig person för varje större betalning. Små återkommande poster kan grupperas om det inte döljer ett viktigt beslut. Skriv osäkra antaganden bredvid siffrorna, så att förklaringen inte bara finns i ägarens huvud.

Börja med pengar som faktiskt går att använda

Utgå från ett saldo som stämts av mot banken vid ett bestämt datum. Redovisa medel med begränsad användning separat. En outnyttjad kreditram är inte en inbetalning som redan kommit in; visa ett planerat utnyttjande som ett eget finansieringsantagande. Överföringar mellan egna konton som ingår i översikten får inte bli extra intäkter eller inbetalningar till företaget.

Beräkna varje vecka som ingående saldo plus inbetalningar minus utbetalningar. Utgående saldo blir nästa veckas ingående saldo. Samma beräkningsprincip förklaras av business.gov.au. Använd hela de belopp som faktiskt ska röra sig genom kontona. Stäm av skattebelopp och betalningsdatum med redovisningsansvarig och undvik att ta med samma betalning två gånger.

Ge betalningsdatumen en trovärdig grund

Skilj mellan skickade men obetalda fakturor, order som ännu inte fakturerats och möjliga framtida affärer. För en stor inbetalning antecknar du vad som först måste ske: leverans, kundens godkännande, attest av fakturan eller en bekräftad betalningsomgång. Förfallodatumet är viktig information, men visar inte säkert när pengarna kommer.

Låt personen med kundkontakten kontrollera de viktigaste datumen. Räkna inte varje öppen offert som en säker inbetalning i grundprognosen. Ta med löner, leverantörer, hyra, lånebetalningar och oregelbundna åtaganden, exempelvis årsabonnemang. Visa ett valfritt inköp av utrustning separat så att effekten av en eventuell senareläggning syns tydligt.

Pröva en försenad kundbetalning

En illustrativ vecka börjar med 80 000 SEK. Förväntade inbetalningar är 120 000 SEK och utbetalningar 150 000 SEK. Utgående saldo blir 50 000 SEK: 80 000 + 120 000 − 150 000. Beloppen är valda planeringsantaganden, inte ett kundresultat eller en omräkning från någon annan valuta.

Flytta nu en kundinbetalning på 40 000 SEK till följande vecka. Den aktuella veckans inbetalningar sjunker till 80 000 SEK och utgående saldo till 10 000 SEK. Lägg in de 40 000 SEK i den senare veckan. En försening flyttar pengar i tiden; en definitiv kundförlust minskar totalsumman. Behåll både ursprunglig och ändrad prognos så att skillnaden går att förklara.

Anta att ledningen har valt en lägsta buffert på 30 000 SEK i exemplet. Scenariot med förseningen hamnar 20 000 SEK under gränsen, trots att kontot fortfarande är positivt. Bufferten är en illustrativ intern gräns, ingen generell rekommendation. Bestäm er egen nivå utifrån betalningar som är svåra att flytta och osäkerheten i inbetalningarna.

Gör lägsta saldo till en konkret åtgärd

Hitta det lägsta förväntade utgående saldot och datumet det gäller. Granska sedan ordningen inom den veckan. En utbetalning på måndag och en inbetalning på fredag kan ändå skapa ett tillfälligt gap, även om fredagssaldot är positivt. När likviditeten är ansträngd behöver den delen visas dag för dag.

Varje åtgärd behöver en ansvarig person och ett slutdatum. Red ut en tvistig faktura, färdigställ underlag som kunden behöver, kom överens om ändrade betalningar med motparten eller pröva ett valfritt inköp igen. Förbättra inte prognosen genom att tyst skjuta på redan avtalade betalningar. Om finansiering behövs, skilj ett bekräftat finansieringsbesked från en diskussion som bara har påbörjats.

Följ upp kort varje vecka

• Stäm av den avslutade veckan mot faktiska bankrörelser och förklara väsentliga avvikelser.
• Skilj datumändringar från beloppsändringar och ge försenade inbetalningar välgrundade nya datum.
• Uppdatera de återstående veckorna och lägg till en ny trettonde vecka.
• Kontrollera lägsta saldo både i grundprognosen och i scenariot med försenad betalning.
• Bestäm nästa åtgärd, vem som ansvarar och när resultatet ska följas upp.

Börja i dag med de största förväntade inbetalningarna och de nödvändiga utbetalningarna. En användbar prognos ska leda till ett beslut, inte bara till ett färgglatt kalkylblad. Vill du göra översikten till en återkommande ledningsrutin kan du ta med prognosen och dess tre största osäkerheter till ett samtal med BT Management. Samtal och workshoppar hålls på engelska.