Liquidität für 13 Wochen planen: Engpässe früh erkennen

Die Auftragsbücher sind gefüllt, das Team ist ausgelastet und Rechnungen werden geschrieben. Doch Löhne und eine größere Lieferantenrechnung werden fällig, bevor ein wichtiger Kunde voraussichtlich zahlt. Eine Monatssumme kann diese Lücke verdecken. Entscheidend ist, in welcher Woche es eng wird, wie groß der mögliche Fehlbetrag ist und wer rechtzeitig handeln kann.

Eine Arbeitsgrundlage für die nächsten 13 Wochen

Eine Liquiditätsvorschau erfasst erwartete Einzahlungen und Auszahlungen, nicht den buchhalterischen Gewinn. Beginnen Sie mit dreizehn Wochenspalten in einer Tabelle und tragen Sie jeweils Anfangs- und Enddatum ein. BDC beschreibt diesen rollierenden Zeitraum als Instrument für kurzfristige Liquidität und empfiehlt eine wöchentliche Aktualisierung.

Halten Sie die erste Fassung so übersichtlich, dass auch jemand anderes sie pflegen kann. Zu jeder wesentlichen Zahlung gehören Betrag, erwarteter Termin, Beleg und verantwortliche Person. Kleine regelmäßige Posten dürfen zusammengefasst werden, solange dadurch keine wichtige Entscheidung verborgen bleibt. Unsichere Annahmen stehen direkt bei den Zahlen und bleiben nicht nur im Kopf der Geschäftsführung.

Mit tatsächlich verfügbarem Geld beginnen

Ausgangspunkt ist ein anhand der Bankdaten geprüfter Kontostand zu einem festgelegten Datum. Zweckgebundene Mittel weisen Sie gesondert aus. Eine ungenutzte Kreditlinie ist noch kein Zahlungseingang; eine geplante Inanspruchnahme gehört als eigene Finanzierungsannahme in die Vorschau. Überweisungen zwischen einbezogenen eigenen Konten dürfen keine zusätzlichen Einnahmen erzeugen.

Für jede Woche gilt: Anfangsbestand plus Einzahlungen minus Auszahlungen ergibt den Endbestand. Dieser wird zum Anfangsbestand der folgenden Woche. Dieselbe Berechnungslogik erläutert business.gov.au. Erfassen Sie die vollständigen Beträge, die tatsächlich über die Konten laufen. Steuerbeträge und Zahlungstermine klären Sie mit Ihrer Steuerberatung und vermeiden eine doppelte Erfassung.

Zahlungstermine brauchen eine nachvollziehbare Grundlage

Trennen Sie offene Rechnungen, noch nicht abgerechnete Aufträge und mögliche neue Geschäfte. Notieren Sie bei größeren Eingängen, was vorher passieren muss: Lieferung, Abnahme, Rechnungsfreigabe oder Aufnahme in einen Zahlungslauf des Kunden. Das Fälligkeitsdatum ist eine wichtige Information, beweist aber noch nicht, dass das Geld an diesem Tag eingeht.

Die wichtigsten Termine sollte die Person prüfen, die den Kundenkontakt betreut. Nicht jedes offene Angebot gehört als sicherer Eingang in das Basisszenario. Bei den Auszahlungen berücksichtigen Sie Löhne, Lieferanten, Miete, Kreditraten und unregelmäßige Verpflichtungen wie Jahresabonnements. Einen optionalen Gerätekauf zeigen Sie separat, damit die Wirkung einer Verschiebung erkennbar bleibt.

Einen verspäteten Eingang durchspielen

Eine Beispielwoche beginnt mit 8.000 €. Erwartet werden 12.000 € Einzahlungen und 15.000 € Auszahlungen. Der Endbestand beträgt 5.000 €: 8.000 + 12.000 − 15.000. Die Zahlen sind frei gewählte Planungsannahmen, weder ein Kundenergebnis noch eine Währungsumrechnung.

Verschieben Sie nun einen Kundeneingang von 4.000 € in die folgende Woche. In der aktuellen Woche bleiben 8.000 € Einzahlungen und ein Endbestand von 1.000 €. Tragen Sie die 4.000 € in der späteren Woche wieder ein. Eine Verzögerung verschiebt Geld; ein endgültiger Ausfall verändert die Gesamtsumme. Bewahren Sie die ursprüngliche und die angepasste Vorschau auf, damit der Unterschied nachvollziehbar bleibt.

Angenommen, die Geschäftsführung hat für dieses Beispiel einen Mindestpuffer von 3.000 € festgelegt. Das Verzögerungsszenario liegt 2.000 € darunter, obwohl das Konto positiv bleibt. Dieser Puffer ist eine beispielhafte interne Grenze, keine allgemeingültige Empfehlung. Legen Sie Ihre eigene Grenze anhand schwer verschiebbarer Zahlungen und der Unsicherheit erwarteter Eingänge fest.

Aus dem Tiefpunkt eine Entscheidung ableiten

Suchen Sie den niedrigsten erwarteten Endbestand und das zugehörige Datum. Prüfen Sie anschließend die Reihenfolge innerhalb dieser Woche: Eine Auszahlung am Montag und ein Eingang am Freitag können zwischenzeitlich trotzdem einen Engpass verursachen. Bei knapper Liquidität brauchen Sie für diesen Abschnitt eine tägliche Aufschlüsselung.

Jede Maßnahme benötigt eine zuständige Person und einen Termin. Klären Sie eine strittige Rechnung, vervollständigen Sie Abnahmeunterlagen, vereinbaren Sie Zahlungsänderungen mit dem Vertragspartner oder prüfen Sie einen optionalen Kauf erneut. Verbessern Sie die Vorschau nicht dadurch, dass Sie verbindliche Zahlungen stillschweigend nach hinten schieben. Unterscheiden Sie zugesagte Finanzierung von einem erst begonnenen Gespräch.

Eine kurze wöchentliche Prüfung etablieren

• Gleichen Sie die abgeschlossene Woche mit den tatsächlichen Bankbewegungen ab und erklären Sie wesentliche Abweichungen.
• Trennen Sie Terminverschiebungen von Betragsänderungen und begründen Sie neue Eingangstermine.
• Aktualisieren Sie die verbleibenden Wochen und ergänzen Sie eine neue dreizehnte Woche.
• Prüfen Sie den niedrigsten Bestand im Basis- und im Verzögerungsszenario.
• Halten Sie nächste Maßnahme, Verantwortung und Kontrolltermin fest.

Beginnen Sie heute mit Ihren größten erwarteten Eingängen und den unvermeidbaren Auszahlungen. Eine brauchbare Vorschau führt zu einer Entscheidung und endet nicht bei einer farbigen Tabelle. Wenn Sie daraus eine regelmäßige Führungsroutine entwickeln möchten, bringen Sie die Vorschau und ihre drei größten Unsicherheiten in ein Gespräch mit BT Management ein. Gespräche und Workshops finden auf Englisch statt.